Le procedure di consegna e rientro nel contratto di noleggio
- 19/05/2022
Focus legale sulla procedura da attuare
Nel noleggio di macchinari e attrezzature è fondamentale investire nella redazione di una modulistica contrattuale completa e giuridicamente corretta. In prima battuta bisogna curare le condizioni generali di contratto affinché siano in grado di tutelare il noleggiatore nei confronti di contestazioni da parte del cliente. Ma altrettanto importanti sono le procedure che regolano la consegna del bene noleggiato ed il suo rientro al termine della locazione.
Queste fissano lo stato del bene oggetto del contratto nel momento in cui passa nella disponibilità del cliente e ne verificano la conservazione al termine del periodo di noleggio, al rientro nella disponibilità del noleggiatore. Sono queste due fasi che, se correttamente regolate ed organizzate, possono prevenire numerosi problemi per l’azienda di noleggio e consentire un notevole riduzione dei rischi di contenzioso.
In particolare è necessario predisporre dei moduli che contengano al loro interno una dettagliata checklist degli elementi che compongono il veicolo o il macchinario noleggiato e ne descrivano dettagliatamente lo stato. L’ideale è sempre allegare alla modulistica la documentazione fotografica comprovante l’effettivo stato del bene. La modulistica relativa alla consegna deve sempre essere sottoscritta da entrambe le parti contrattuali in contraddittorio.
Al rientro dovrà essere predisposta la medesima checklist per la verifica dello stato del bene, andando qui a verificare eventuali difformità o danneggiamenti eccedenti la normale usura dovuta all’utilizzo. Anche questa modulistica dovrà essere sottoscritta da entrambe le parti e farà fede così circa lo stato del bene al momento della riconsegna. Possono anche essere utilizzati applicativi ad hoc, magari caricati su tablet in dotazione al personale, collegati direttamente con il programma gestionale del noleggio.
Questa documentazione dovrà poi essere sempre tracciabile e servirà al noleggiatore anche nel caso di contestazione successiva da parte del cliente. Il noleggiatore dovrà anche progettare un percorso formativo specifico per gli addetti alla consegna e riconsegna dei beni, in modo che siano perfettamente consapevoli delle implicazioni della loro attività e vi prestino la dovuta attenzione, oltre a saper utilizzare gli strumenti tecnologici messi a loro disposizione. Da ultimo può aiutare anche la predisposizione di una cartellonistica presso la sede del noleggiatore dove siano evidenziati chiaramente obblighi e diritti relativi a questa fase (orari di consegna e rientro, documentazione necessaria, meccanismi applicabili in caso di danno e coperture assicurative). Questo contribuirà alla prevenzione delle contestazioni e ad alla massima trasparenza nella gestione dei rapporti tra le parti contrattuali.
